Weniger Stress mit To-do-Listen

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To-do-Listen haben viele Vorteile: Sie geben einen Überblick über anstehende Aufgaben. Sie können helfen, Ziele leichter zu erreichen. Und sie sorgen für ein befreiendes Gefühl, wenn man Aufgaben erledigt und diese abhaken kann (deswegen liebe ich noch immer Papier-Wochenplaner und -Kalender :-)). Doch To-do-Listen erweisen sich jedoch mitunter als tückisch und frustrierend – spätestens dann, wenn man sich zu viel vorgenommen hat und feststellt, dass man nur einen Bruchteil der ursprünglichen Aufgaben geschafft hat.

Doch wie kann man To-do-Listen optimieren? Nun, ein Patentrezept gibt es sicherlich nicht. Hilfreich finde ich den Tipp von Julie Morgenstern, die jeweiligen Aufgaben auf einer To-do-Liste mit Zeitangaben zu ergänzen. Die US-Zeitmanagement-Expertin und Autorin (u. a. „Organizing from the inside out“,  „Never check E-Mail in the morning“) hat festgestellt, dass über 90 Prozent der To-do-Listen ihrer Kunden keine Zeitangaben für die jeweiligen Aufgaben enthalten. Damit können sie sogar kontraproduktiv sein, wie sie am eigenen Leib erfahren musste. So hat sie die Aufgabe, das Geschirr zu spülen, immer wieder aufgeschoben – bis sie irgendwann feststellte, dass sie dafür nur sieben Minuten brauchte. Von diesem Zeitpunkt an war das Geschirrspülen eine leichte Aufgabe für sie und zu kurz, um sich davon einschüchtern zu lassen.

Hier einige Tipps, wie Zeitangaben in To-do-Listen helfen können, Ihren Alltag stressfreier zu gestalten:

  • Schreiben Sie in der nächsten Woche für jede Aufgabe auf, wie lange sie vermutlich dauern wird. Wem das zu viel ist, der kann sich erst einmal auch nur einen Tag vornehmen.
  • Kalkulieren Sie nicht zu knapp, sondern planen Sie Zeit-Puffer ein. Es gibt immer wieder unvorhergesehene Ereignisse, die Sie aus Ihrem Arbeitsfluss reißen – sei es ein Sonderwunsch des Kunden oder ein privater wichtiger Anruf.
  • Weniger ist mehr: Nichts ist frustrierender und stressiger, als das Gefühl zu haben, dass einem die Dinge über den Kopf wachsen. Daher: lieber weniger Aufgaben in einen Tag legen oder diese auf die Woche gleichmäßig verteilen.
  • Bleiben Sie flexibel. So trage ich persönliche fixe Termine und unaufschiebbare Aufgaben mit Kugelschreiber in meinen Wochenkalender ein. „Kann-Aufgaben“, die sich notfalls zeitlich schieben lassen, kommen auf einen gelben Klebezettel in den jeweiligen Tag. Habe ich noch Zeit übrig, werden diese gleich mit erledigt. Wird es zeitlich zu eng, wandert der gelbe Zettel einfach in den nächsten Tag.
  • Berücksichtigen Sie auch Ihren Biorhythmus: Legen Sie – wenn möglich schwierige Aufgaben in Ihr persönliches Leistungshoch (z. B. am Vormittag). Planen Sie dafür in leistungsschwachen Zeiten (z. B. nach der Mittagspause) mehr Zeit ein.
  • Ziehen Sie am Ende des Tages oder der Woche Bilanz. Haben Sie für bestimmte Aufgaben weniger Zeit benötigt als vermutet, markieren Sie diese grün. Aufgaben, bei denen Schätzung und tatsächlicher Aufwand übereinstimmen, bekommen gelb. Aufgaben, bei denen mehr Zeit als veranschlagt benötigt haben, markern Sie rot. So sehen Sie auf einen Blick, wo Sie zukünftig noch „nachbessern“ können.

Übrigens: Für die Recherche, das Verfassen des Textes, die Fotoauswahl und Online-Stellen dieses Blog-Posts hatte ich insgesamt eine Stunde eingeplant. Es kam ungefähr hin. 😉

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